理事長のためのファシリテーション技術(4) 理事会運営のデザインをする

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前回まで、「多様性に富む現代のマンション管理組合、理事会の運営で考えられる阻害要因」とその背後にある「集団思考の落とし穴」について、説明しました。
 
今回より、それらを解決する具体的なファシリテーションの技術について述べていきます。
 

 

■理事会運営を「デザイン」する!

 

 

理事会運営を円滑に的確な合意形成に導く方法として、リーダーである理事長に必要な事は、「理事会運営をデザインする」ということになります。つまり、「理事会が始まる前段階での準備」がとても重要になりますが、あらかじめ、理事会運営の形について、できる限り考え、想定されるケースを含めて「デザイン」しておくことです。
 
理事会運営をデザインするうえでのポイントを上げます。

 

 

■理事が運営をデザインするポイント

 

 

  1. 理事会の目的は明確か?管理組合全体を意識しているか?
     
    このブログで、以前、マンション管理組合にとって、「ミッション」と「ビジョン」が、非常に重要であることを述べました。理事会においてもこの「ミッション」と「ビジョン」を改めて明確に示すとともに、それが、管理組合全体を意識したものであるかについて常に考慮する必要があります。
  2.  

  3. 毎月の理事会の議題のゴールは、明確か?
     
    更に、理事会運営全体に限らず、毎月1回の理事会に取り上げられる1件ごとの議題についても、その議題の目的とするところを、明確にし、結論についても、理事長が想定の範囲で、持っておくことが必要です。そして、毎月の理事会において、「本日の理事会でのゴールはここです」と全体に周知することが求められます。
  4.  

  5. 理事会メンバーが気兼ねなく意見を言える場所になっているか?
     
    総会を経て新しい期が始まった第一回目の理事会で初めてお互いを知ることは避けるべきでしょう。できれば、その前に、懇親会などを有効に使い、お酒なども交えながら、自己紹介を兼ねた気兼ねない関係を理事同士が築き上げておくことは大切なことです。
  6.  

  7. 議論のシミュレーションを行っているか?
     
    理事会における議案について、理事の反応を予測し、シミュレーションしておくことが求められます。新しい理事会が発足して数回では、各理事の個性もつかめずに、わからないところが多々あろうかと思いますが、回を重ねる毎に、理事の反応について、予測できることが多くなるはずです。そして、理事の様々な反応に備えておくことが必要でしょう。
     
    ファシリテーターである理事長が、これをしっかりとシミュレーションしておくかどうかで、議論の進み方が全く異なります。
  8.  

  9. 「集団思考の落とし穴」に陥らない工夫をしているか?
     
    「前回」に、「集団思考の落とし穴」について、5つを取り上げました。
     

    • 参加意識の欠如
    • 感情的対立
    • 声高少数派の影響
    • 集団圧力、同調行動
    • 集団愚考

    このそれぞれに対して、理事長は、「工夫」をしておくべきです。
     
    例えば、参加意識の欠如については、理事会運営が自分や家族の住む地域コミュニティに如何に重要な役割を担っているか、を説き納得していただくことが必要でしょう。
     
    また、理事会における意見の対立が、感情的なものであったと察した場合、ファシリテーターとしては、冷静に、事実関係だけを中心にした議論の方向性に促すことが求められます。
     
    声高少数派の影響や、集団圧力、同調行動についても、常に意識しなら、議論の過程を監視しておくことが求めあれ、もし、そのようは雰囲気が感じられれば、修正をしていくことが大事です。

 

 

■準備をすることの大切さ

 

 
以上のように、理事長のファシリテーションの技術の最初のポイントとして、「理事会運営をデザインする」ことを説明しました。理事会運営を円滑に適正にすすめるには、前段階での「準備」が、非常に大切です。
 
「準備」の「ある」「なし」により、理事会運営の良しあしが決まるといっても過言ではありません。是非、「理事会運営をデザイン」していただきたいと思います。
 
次回は、「理事の共感を得て、理事会をコントロールする方法」について、ご説明します。
 
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アゴリア㈱ TGK本部 エバンジェリスト
*TGKとは、「地域コミュニティを元気に変える」の略称です。