理事長のためのファシリテーション技術(5) 理事の共感を得て、理事会をコントロールする①

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前回、毎月の理事会をファシリテートする理事長にとって重要なポイントとして、「理事会運営をデザインする」ことを説明しました。今回は、それに加え、実際に理事長が、理事からの心理的な共感を得て、理事会をコントロールできるようにするためには、どうすればよいのか?について説明します。

 

 

■正論だけでは、共感できない。

 

 

例えば、理事会開催の前に、如何に準備し、理事会当日においても、如何に正しいことを言っている理事長でも、理事にとっては、納得がいかない場合があります。
 
これは、理事会メンバーにとって、理事長に心理的な共感を得ていないことに原因があります。理事長にとっては、理事会メンバーに、心理的な共感を得られれば、理事会の場をコントロールすることも可能になりますので、ファシリテーションを行う理事長にとって、「共感を得る」というのは、大事なこととなります。
 
では、理事長が、理事会メンバーから「共感を得る」には、どうしたらよいでしょうか?具体的に企業で行われている「リーダーズ・インテグレーション」という方法を説明します。
 

 

■理事との共感を生む「リーダーズ・インテグレーション」

 

 
リーダーズ・インテグレーションは、リーダーが求めていることをメンバーに伝えるとともに、リーダー自身の性格、キャリア、得手不得手を含めてメンバーに共有を促すプロセスです。これは、理事会開催の前に3時間ぐらいをめどに行うことをお勧めするものです。
 
尚、リーダーズ・インテグレーションでのファシリテーションは、理事長ではなく、副理事長か、監事など別の方が行います。
 
具体的なシナリオは、次のようになります。
 

 

■「リーダーズ・インテグレーション」の順番

 

 

  1. 理事長が自己紹介を兼ねて、今期の目標と抱負を述べる(15分)
    (理事長が一旦、退席する)
  2.  

  3. 理事長について「既に、知っていること」を理事会メンバーに上げてもらう(20分)
  4.  

  5. 理事長について「知りたいことを」理事会メンバーに上げてもらう(45分)
  6.  

  7. 理事長に対して、理事会メンバーが「知ってほしいこと」を上げてもらう(10分)
  8.  

  9. 理事長が掲げた「今期の目標と抱負」について、理事会メンバーができることを上げてもらう(30分)
    (理事会メンバーが退出)
  10.  

  11. 副理事長(もしくは監事)と理事長で、2~5の内容を理事長に説明(20分)
    (全員入室)
  12.  

  13. 理事長が、理事会メンバーからの質問やコメントに応える(45分)
  14.  

  15. 夕刻から、全員が再度集まり、飲み会をして、お酒を交えながら歓談する。

 

 

■「リーダーズ・インテグレーション」の効果は?

 

 
実際の理事会が始まる前に、このように、理事長と理事の共有や共感を得る機会を設けることにより、具体的な効果として、次のようなことが上げられます。
 

  • ミッションやビジョンの共有ができる。
  •  

  • 理事長の行動に変化が生まれる。
  •  

  • 理事会の目標達成に向けて意思統一ができる。
  •  

  • 理事会の目標達成に向けた運営構築のきっかけとなる。
  •  

  • 理事長のオープンな姿勢が評価され、理事とのコミュニケーションに変化が生まれる。
  •  

  • 誤解を解くことができる。

 

 

■「リーダーズ・インテグレーション」のおさえておきたいポイント

 

 
さらに、「リーダーズ・インテグレーション」を実施するうえでのポイントを、説明します。
 

  • リーダーズ・インテグレーションにおけるファシリテーターは信頼のおける人
     
    理事長をよく知っていて、互いに、信頼関係を構築している方がよく、当然のことながら、人物的にも問題ない人を選ぶことをお勧めします。
  •  

  • 当日に飲み会を行って言い足りないところを補足する
     
    やはり、会議体の形式をとると、時間や雰囲気などの制約条件から、言えないところや質問できなかったこともあるでしょう。飲み会を当日に設け、打ち解け、互いに対する理解を深める機会を作りましょう。
  •  

  • 個人的に触れてはいけない点を注意する。
     
    生活を共にするマンションの居住者同士だからこそ、個人的に、触れてはいけない部分もあろうかと思います。その点は、十分に注意、配慮をする気づかいが必要です。

 
同じマンションに住む居住者、区分所有者同士といっても、最初は、互いに知らない関係です。「リーダーズ・インテグレーション」は、理事長と理事、理事同士を結び付けるうえで、理事長にとって、その後の理事会運営をコントロールできる大きなパワーを発揮することになります。是非、皆さんの理事会で、トライしてください。
 
次回は、「理事の共感を得て、理事会をコントロールする」の2回目として、理事同士が打ち解ける方法「アイスブレーク」について、ご説明します。
 
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アゴリア㈱ TGK本部 エバンジェリスト
*TGKとは、「地域コミュニティを元気に変える」の略称です。