理事長のためのファシリテーション技術(7) 理事の共感を得て、理事会をコントロールする③

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理事会運営を阻害する悪癖②」でご説明した「集団思考の落とし穴」について、ここで取り上げ、理事会運営をコントロールするためのヒントをお伝えします。

5つの「集団思考の落とし穴」は、

  • 参加意識の欠如
  • 感情的対立
  • 声高少数派の影響
  • 集団圧力、同調行動
  • 集団愚行

でした。

 

 

■理事会への参加意識を高める

 

 

まず、「参加意識の欠如」に陥らないようにするためには、理事それぞれの役割と責任をしっかりと決めておくことが大切となります。
 
これは、実際にマナー担当理事や防災担当理事など、役割を決めますので、その際に、役割毎に「何を管掌し、どのような責任をもつのか」いついても明記したうえで、共有しておくことが必要です。
 
理事会においては、ゲーム感覚を理事会に取り入れるのもよいでしょう。例えば、発言回数を競うようなこともあってよいと思います。複数人の前で発言することが不得手な方もいると思います。この場合、議案によって、ポストイットを使って、意見を書いてもらうような工夫も、理事会を盛り上げ、一人でも多くの理事の参加意識を強くするためにも有効な手段です。

 

 

■感情的な対立を意見の対立に昇華させる

 

 

次に、理事会の議論で、「感情的な対立」が起きた時は、どうすることがよいでしょう。
 
この場合は、まず、理事長や副理事長が、休憩をタイミングよく入れることが考えられます。
 
それから、論点を整理して、ホワイトボードに板書することも有効な手立てとなります。つまり、「感情の対立」を「意見の対立」に昇華させる必要があります。

 

 

■声が大きい小さいではなく、内容で議論するには?

 

 

「集団思考の落とし穴」3つ目「声高少数派の影響」への対処については、ホワイトボードを使って議論する雰囲気に持っていく手段があります。つまり、板書による論理的な議論に向けることで、声が大きい人も小さい人も同じレベルで議論をする雰囲気を作ることが可能です。

 

 

■理事会議論のグランドルールを作りましょう!

 

 

「集団圧力、同調行動」と「集団愚考」については、理事会運営の「グランドルール」を作ることをお勧めします。これは、上記3つの落とし穴の解決策にもつながると思いますので、事例を次に上げてみたいと思います。
 
<グランドルール 事例>>
 

  • 理事会の議論で「すべし」
  •  

    • 30分に1回は笑う、笑わせよう。
    •  

    • 議論の流れにも注意しよう。
    •  

    • 思いついたらすぐに口にしよう。
    •  

    • 意見は、簡潔に述べよう。
    •  

    • でも人の話もよく聴こう。
    •  

    • アクションに繋がる解決策を考えよう。
    •  

    • 時間を厳守しよう。
    •  

    • 他人の意見から考えよう。
    •  

    • 集中しよう。
    •  

  • 理事会の議論で「すべからず」
  •  

    • 予定外の議題を持ち出すことはやめよう。
    •  

    • おしゃべりはやめよう。
    •  

    • 一人で長くしゃべることはやめよう。
    •  

    • 個人攻撃はやめよう。
    •  

    • あげ足を取ることはやめよう。
    •  

    • 居眠りはやめよう。
    •  

    • スマートフォンはやめよう。

 

一つの事例として記載しましたが、以上のようなグランドルールを、「理事会運営マニュアル」に記載しておいてもよいですし、理事会開催時に、常に、壁に貼っていても効果があることかと思います。
 
理事会が、「集団思考の落とし穴」に陥らないようにすることは、ファシリテーターの理事長にとって、考えなければならないポイントです。是非、グランドルールを一度、ご検討ください。
 
次回は、「盛り上がらない理事会を触発する」方法についてご説明します。
 
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アゴリア㈱ TGK本部 エバンジェリスト
*TGKとは、「地域コミュニティを元気に変える」の略称です。