マンション管理組合におけるリーダーシップ(3) 「成果」について②

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マンション管理組合の理事会における「具体的な目標の設定」と「測定可能な成果」について、自らの経験を事例として取り上げたいと思います。   以前、説明しましたが、私が理事長の際に、次のようにミッションを掲げました。   「みんなで、私たちのマンションの価値を上げよう!」   更にこれをビジョンに落とし込み3つを掲げました。  

  1. 「快適」な暮らしを維持する。
  2.  

  3. 地域活動への主体的で「活発」な参加。
  4.  

  5. 「安心・安全」な暮らしを作る。

  しかし、この時点では、未だに曖昧で、「それでは、明日から何をすることができるのか?」という疑問が生じます。    

 

理事会で共有した「ミッション・ビジョン」に最適な「成果指標」を設定することが重要

 

私は、目に見える成果を目指すべく、理事会の1年間の目標を1つ作りました。

 

  「総会出席率を50%にする。」  

 

これは、ビジョンである「2.地域活動への主体的で活発な参加」からブレークダウンした「具体的な目標」であり、「測定可能な成果」とすることを意図したものです。  

総会出席率は、例年15%~20%の水準でしたので、50%というのは、大変高い目標です。   しかし、それを達成すべく、細かいことも含めて、具体的で、様々な施策を行いました。   そのいくつかの具体的な行動を取り上げます。

 

  • 総会開催日時の周知   タイミング総会開催日時の案内ポスター掲示を、例年より1か月前倒しで周知しました。これにより、組合員の仕事やプライベートの都合で欠席する方を極力少なくすることを狙いました。
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  • 総会出席の動機づけ   総会出席の動機づけを促すために、出席者には、マンション内の夏祭りイベントにおける屋台のクーポン券を配布することを行いました。
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  • 総会議案の効率化と時間短縮   総会で、毎回、意見を述べる方がある程度決まっていました。大部分が、以前、理事を経験した方です。そこで、総会前に、元理事長、副理事長に集まっていただき、原稿段階の議案を説明し、アドバイスをいただく機会を設けました。ここで、総会議案について、諸先輩の貴重な意見をいただくことができるとともに、場合によっては、本番前に、議案を修正することも可能となります。また、既に総会運営の苦労を知っている元理事長、副理事長の方々と忌憚なく意見交換し、現理事会の課題を合わせて、共有することで、総会における強力な味方を増やすことにも繋がります。これは、総会における時間の短縮化を図ることを目指したものでありましたが、常に発言する方以外にも発言の機会を増やすことで、一人でも多くの主体的な参加を促すことも込めた施策にもなりました。
  •  

  • その他諸々   それ以外にも、事前に、居住者アンケートを行い、総会における問題点の意見収集を行っていました。その中で、前述した通り、総会時間の長さについての不満が多数あることが把握できましたので、実際の総会時には、質問時間を10分ごとに区切り、5分前からチャイムを鳴らす工夫など、細かい点を含めて、実施しました。

 

「成果指標」共有が育む「協同性」というマインドが、より良い「地域コミュニティ」へ。

以上の工夫の積み重ねにより、総会出席率は、目標の50%には、大幅未達でしたが、例年の20%から、30%まで上げることができました。  

重要なのは、目標に未達であるものの、理事の方々と共に、様々なアイデアを出し合いながら共通の目標に向かって、計画し、実行する協同作業にあります。  

 

総会終了後の出席者に対するアンケートでは、まだ課題はあるにせよ、多数の出席者から労いの言葉と高い満足度をいただくことができました。  

 

総会出席率を上げることが、主体的で活発な住民活動に繋がり、ひいては、私たちのマンションの価値を上げることに繋がるわけです。   これが、私が理事長の時の「目に見える成果」となります。   ドラッカーの「非営利組織の経営」に次の記載があります。  

 

非営利組織には、成果を重視しない傾向がある。 ところが、成果は、企業よりも非営利組織において大きな意味を持つ。

 

マンション管理組合の理事長こそ、リーダーとして、「大義あるミッション」を掲げることで共感を得て、それを「具体的なビジョン」に落とし込み、更に、実際の行動を促すために「成果の見える目標」につないでいくことが求められます。

 

ここで重要なことは、一貫性です。   矛盾は、共感を阻害し、行動を滞らせることになります。   理事長には、どこから見ても、一貫した「ミッション」「ビジョン」「目標」を作ることに、チャレンジし、「成果」を得るべく行動していただきたいと思います。

 

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  アゴリア㈱ TGK本部 エバンジェリスト

*TGKとは、「地域コミュニティを元気に変える」の略称です。