理事長のためのファシリテーション技術(9) 理事会を触発する②

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前回は、「理事会を触発するには、理事長の思いをビジョンとして表し、伝えていくことの大切さ」をお伝えしました。

今回は、理事会を触発する2回目として具体的な手法をご説明します。
 

■理事会で、発言が不得意な人も参加できる「バズセッション」!

 

 

議論が盛り上がらない理事会の解決策として、ファシリテーションの技術のひとつ「バズセッション」をご説明いたします。
 
「バズセッション」の「バズ」とは、BUZZという巣の周りを飛ぶ蜂の羽音のことです。「バズセッション」は、会議の参加者を少人数のグループに分け、まさに、羽音のように各グループで議論する方法です。
 
理事会の人数は、マンションの規模によって幅がありますが、例えば10人以上の理事であれば、3人ぐらいのグループに分けて、一つの議題について、それぞれのグループで議論してもらう。こうすることで、理事会全体では、発言できなかった人も、グループの中では発言できるようになるでしょうし、発言せざるを得ない状況になるでしょう。
 
バズセッションは、理事ひとりひとりの参加意識を促すほかにも次のような効果があります。
 
まだ互いに知らない理事同士であれば、お互いを理解する機会となります。また、多様なアイデアを集めることにより、互いに新しい気づきを得ることができます。さらに、全体での考え方の方向性を、理事長が確認することにも有効な手段となります。
 
具体的に、バズセッションの使い方について、説明します。

 

 

■バズセッションの具体的な方法

 

 

例えば、大規模マンションで、15名の理事がいたとします。これを、3名ずつ5つのグループに分けて、一つの議題について解決策を議論していただきます。
 
時間は、例えば、10分としましょう。
 
次に、グループごとに発表者を決め、各1分間の時間で、グループ内での議論について、説明します。
 
ここで大切なのは、発表者は、グループの意見を一つにまめる必要はない、ということです。
 
各グループの発表が終わったら、理事長は、全体での方向性を決める議論に移るとよいでしょう。おそらく、「バズセッション」をした後であれば、理事会の雰囲気の変化に気づくことと思います。
 
このような技術も使いながら、是非、理事会を触発し、活発な議論が行われる理事会運営を目指してください。
 
次回は、「理事会を触発する」第3回目として、「発散だけではなく、収束のためのシナリオを描いておく」について、具体的な事例を上げながら、ご説明します。
 
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アゴリア㈱ TGK本部 エバンジェリスト
*TGKとは、「地域コミュニティを元気に変える」の略称です。